Microsoft Project -управление проектами



Анализ стоимости проекта

Чтобы оценить общую стоимость проекта, достаточно перейти в таблицу Cost (Затраты) в любом из представлений со списком задач и просмотреть данные в столбце Total Cost (Общие затраты) у суммарной задачи проекта. На рис. 15.13 отображен фрагмент этой таблицы из нашего проекта (файл 9.mрр), и его общая стоимость равняется $1543.

Рис. 15.13. Определение общей стоимости проекта

Помимо выяснения общей стоимости часто требуется проанализировать пропорциональное соотношение затрат внутри бюджета. Как правило, в каждой организации есть свои стандарты или представления о том, как должны быть распределены затраты. Например, может существовать требование, чтобы стоимость сверхурочной работы не превышала 5% от общей стоимости проекта или чтобы затраты на тестирование программного продукта не превышали 10% от общей стоимости проекта и т. д.

В общем случае при анализе структуры затрат рассматриваются:

  • распределение затрат по фазам проекта (например, проектирование, разработка, тестирование);
  • распределение затрат по типам работ (например, соотношение затрат на управление с общей стоимостью проекта);
  • соотношение между затратами на сверхурочные трудозатраты и обычные;
  • распределение затрат на ресурсы разных типов (например, какая часть бюджета проекта уйдет в один отдел организации, а какая — в другой).

При анализе стоимости могут учитываться как все соотношения, так и лишь некоторые из них. Рассмотрим, как анализировать эти соотношения в бюджете проекта с помощью MS Project.

Распределение затрат по фазам проекта

Для определения соотношения затрат между фазами проекта воспользуемся настраиваемыми полями и формулами. Нам понадобится два поля, первое из которых, Cost2 (Затраты2), мы переименуем в Общая стоимость, а второе, Numberl (Число!), переименуем в % от общей стоимости. Во все строки первого поля скопируем общую стоимость проекта из строки суммарной задачи, а во второе поместим формулу [Cost]/[Cost2] ([Затраты]/[3атраты2]), причем в настройках поля укажем, что для расчета строк суммарных задач и групп нужно использовать ту же формулу. После добавления созданных столбцов в таблицу она будет выглядеть, как показано на рис. 15.14 (файл 9.mрр). (Чтобы быстро заполнить весь столбец данными, нужно вставить стоимость проекта в первую ячейку и затем потянуть вниз за квадрат в углу ячейки (аналогично тому, как это делается в Excel)).

Рис. 15.14. Анализируем распределение затрат по фазам проекта

На рис. 15.14 видно, как распределены затраты на подготовку номера: на планирование и верстку уходит по 10% бюджета, на подготовку материалов 28% и на предпечатную подготовку 52%.

Распределение затрат по типам работ

Очень часто в рамках одной фазы выполняются задачи разных типов. Например, в нашем проекте на фазе Верстка журнала некоторые задачи относятся к корректированию текстов, а не к верстке. Такие ситуации довольно часты, и поэтому анализ распределения затрат по фазам обычно дополняют анализом распределения затрат по типам работ.

Чтобы провести такой анализ, нужно создать поле, в которое будет заноситься информация о типе работы, и определить его значение для каждой из задач проекта. В нашем случае (файл 10.mрр) мы переименовали настраиваемый код структуры Outline Code! (Код структуры!) в Код работ и создали таблицу подстановки к нему (о том, как работать с настраиваемыми кодами структур, см. раздел «Настраиваемые коды структуры»). Мы использовали настраиваемый код структуры, а не настраиваемое поле, чтобы иметь возможность в дальнейшем более детально описать типы работ.

Мы добавили это поле в таблицу Cost (Затраты) и заполнили его данными для всех задач, кроме завершающих (рис. 15.15), поскольку их стоимость равна нулю (файл 10.mрр). Теперь перейдем к настройкам поля Number! (Число!) и в разделе настроек расчетов для суммарных задач и групп выберем переключатель Rollup (Сведение), а в раскрывающемся списке выберем значение Sum (Сумма). Теперь сгруппируем данные (о группировке см. раздел «Группировка») по полю Outline Codel (Код структуры!) и уберем ненужные столбцы (рис. 15.16, файл 11.mpp). Первыми идут задачи, у которых не определен код, и их стоимость равна SO (кодом не отмечены завершающие задачи). Затем в списке представлены другие типы задач и затраты на них, причем в таком виде структура затрат представлена более детально, чем в предыдущем примере с фазами.
Как вы видите, стоимость задач типа Написание статей авторами равна нулю, хотя затраты на это должны быть учтены в плане проекта. Очевидно, при составлении плана стоимость задач не была внесена в план. Поэтому обновим план: откроем новое окно и в нем введем информацию о стоимости соответствующих задач и
обновим настраиваемое поле Cost2 (Затраты2). Когда мы вернемся к нашему отчету, то увидим, что он изменился (рис. 15.17, файл 12.mрр).

Рис. 15.15. Заполняем настраиваемый код структуры для задач проекта

Рис. 15.16. Затраты на выполнение задач разных типов

Рис. 15.17. После ввода информации о стоимости некоторых задач соотношение затрат изменилось

Как видно из этого примера, анализ плана проекта нужен еще и для поиска возможных ошибок и несоответствий. Поскольку анализ является рассмотрением различных срезов плана проекта, то чем больше срезов будет рассмотрено, тем выше вероятность выявить ошибку.

Затраты на обычные и сверхурочные трудозатраты

Для определения стоимости сверхурочных работ добавим в таблицу колонку Overtime Cost (Затраты на сверхурочные) и просмотрим ее значения в строке суммарной задачи проекта. В файле IS.mpp это значение будет равно нулю, хотя мы вводили в план данные о сверхурочных трудозатратах (см. раздел «Перенос трудозатрат в сверхурочные» урока 14). Чтобы проверить, что сверхурочные трудозатраты присутствуют в плане, добавим в таблицу колонку Overtime Work (Сверхурочные трудозатраты). Как видно на рис. 15.18 (файл IS.mpp), сверхурочные трудозатраты в плане проекта присутствуют, но их стоимость при этом равна нулю.
Возможная причина нулевой стоимости сверхурочных трудозатрат может быть в том, что у ресурса не определена ставка за сверхурочные трудозатраты. И действительно, у Буркова эта ставка не определена. Но мало того, в представлении Resource Sheet (Лист ресурсов) обнаруживается, что у значительной части ресурсов в процессе составления плана проекта была утрачена информация о стоимости! Как видите, от анализа план проекта существенно выигрывает, ведь благодаря ему мы нашли уже несколько серьезных ошибок.

Восстановим информацию о стоимости, скопировав данные одного из предыдущих файлов в уроке 14, и снова проанализируем суммарные затраты проекта и Их структуру (рис. 15.19, файл 14.mрр).

Рис. 15.19. Структура затрат на проект после обновления данных о стоимости ресурсов

После ввода информации о стоимости ресурсов стоимость проекта существенно возросла. Кроме того, изменилось соотношение по стоимости между фазами (для удобства восприятия мы добавили в формулу умножение результата на 100, чтобы в столбце отображалось число процентов).

Теперь определены и затраты на сверхурочную работу, отображаемые в строке суммарной информации о проекте. В нашем случае они составляют незначительную часть от общих затрат на проект, поскольку в качестве ставок мы указываем месячную зарплату ресурсов. Однако часто затраты на сверхурочную работу составляют весомую часть бюджета проекта, и в таких случаях требуется определить точно, какой процент от бюджета они составляют.

Для этого нужно отредактировать формулу в поле Numberl (Число!), причем эта формула должна рассчитывать значение ячейки только тогда, когда значение поля Cost (Затраты) не равно нулю, поскольку деление на 0 приведет к ошибке. Поэтому в формуле нужно использовать оператор Ilf, обеспечивающий выполнение операций по условию.

Формат этого оператора таков: lif (условие; если истина; если ложь)

В скобках сначала указывается условие, затем через точку с запятой указываются операции, которые программа должна осуществить в случае выполнения условия и если условие не выполняется.
Наша формула представлена на рис. 15.20. Условием оператора является [Cost]<>0 ([Затраты]<>0), причем условие взято в скобки. Если это соблюдено и стоимость задачи не нулевая, то программа заполнит поле, разделив затраты на сверхурочные на стоимость задачи и умножив полученный результат на 100. Это действие выражено формулой ([Overtime Cost]/[Cost])*100 (([Затраты на сверхурочные]/[3атраты])*100). Если же стоимость задачи нулевая, то в поле будет помещен 0. Для того чтобы поместить в ячейку 0 или любое другое число, достаточно просто указать его в формуле в кавычках, как в нашем случае.

Рис. 15.20. Редактируем формулу, чтобы определить, сколько процентов составляют сверхурочные затраты от общих затрат

Обновив формулу, посмотрим на данные в таблице. На рис. 15.21 (файл 15.mpp) видно, что доля сверхурочных трудозатрат составляет 2,08% от затрат на задачу, где требуются сверхурочные, и 0,22% от затрат на фазу, включающую эту задачу. В общем же бюджете проекта доля этих затрат настолько мала, что значение поля % от общей стоимости в строке суммарной задачи равно нулю.

Рис. 15.21. Анализ распределения затрат между обычными работами и сверхурочными

Распределение затрат на ресурсы разных типов

Для анализа распределения затрат по ресурсам разных типов воспользуемся теми же приемами, что и при анализе распределения ресурсов по типам задач. Для группировки ресурсов нам понадобится настраиваемый ресурсный код структуры Код отдела, уже созданный ранее в файле СН13\19.mрр (см. раздел «Ввод значений настраиваемого кода структуры и его использование»). С помощью Организатора перенесем его в наш файл 16.mрр, добавим его в список отображаемых в таблице и заполним данными (рис. 15.22).

Рис. 15.22. Заполняем данными настраиваемый код структуры для ресурсов

Когда коды отделов у ресурсов расставлены, нужно создать поле для хранения информации об общей стоимости проекта и для расчета процента стоимости ресурса от общей стоимости. Все эти настройки аналогичны тем, что мы делали для расчета соотношения затрат на различные фазы проекта (см. раздел «Распределение затрат по фазам проекта»), но теперь мы будем использовать настраиваемые поля ресурсов, а не задач.

После того как поля созданы, настроены и добавлены в таблицу, сгруппируем данные по полю Код отдела. Теперь (рис. 15.23, файл 17.mрр) напротив названия каждой из групп ресурсов указаны суммарные затраты на ресурсы этой группы (в колонке Cost (Затраты)) и доля этих затрат от общей стоимости проекта (в колонке % от общей стоимости). В группе No Value (Нет значения) перечислены ресурсы, у которых нет значения в колонке Код отдела — материальные ресурсы.

Рис. 15.23. Анализ затрат по типам ресурсов

При работе с полями в Организаторе не забудьте о переключении между настраиваемыми полями ресурсов и задач. В этом примере нам нужно настраиваемое поле для ресурсов.

Но анализ показывает, что затраты на внештатных сотрудников включают затраты на фотомодель, но не учитывают затраты на авторов (на написание статей). Это произошло потому, что на задачу Статьи поступили в редакцию, обозначающую поступление в редакцию статей, не были назначены ресурсы, а стоимость статей была занесена в план как фиксированная стоимость этой задачи. Соответственно, эти затраты не отнесены ни к одному из ресурсов проекта.

Чтобы исправить эту ситуацию, добавим ресурс Авторы и в поле Cost Per Use (Затраты на использование) укажем $1000, то есть стоимость всех статей номера. Затем удалим фиксированную стоимость у задачи Статьи поступили в редакцию и выделим на нее созданный ресурс. Стоимость назначения будет определена в $1000, и соответственно, стоимость задачи снова будет такой же, как и при использовании фиксированной стоимости. Теперь определим для ресурса Авторы значение поля Код отдела, введем стоимость проекта в поле Общая стоимость и посмотрим, как изменились данные в нашей таблице (рис. 15.24, файл 16.mpp). В список внештатных сотрудников добавились Авторы и затраты на них, а общие затраты на внештатных сотрудников возросли с 0,11% до 0,65%, то есть почти в 5 раз.

Рис. 15.24. Анализ затрат проекта с учетом затрат на авторов

Кроме того, на рис. 15.24 видно, что группировка позволяет просматривать данные по затратам не только для отделов, но и для должностей внутри отделов. Это дает возможности для более точного анализа и корректной оптимизации стоимости.

Мы рассмотрели несколько способов анализа стоимости проекта. Возможно, в вашей организации приняты другие способы анализа, но главное, что теперь вы знаете общие принципы определения соотношения затрат между задачами или ресурсами, сгруппированными по тем или иным признакам.

Назад Начало Вперед