Microsoft Project -управление проектами

развивающий материал услуги детского логопеда


Экспорт плана в файлы других форматов

MS Project содержит удобные команды для экспорта данных в другие форматы, среди которых есть как форматы документов семейства Microsoft Office (Excel и Access), так и межплатформенные (HTML и XML). Начнем обучение экспорту данных из MS Project именно с универсальных форматов.

Экспорт данных в HTML

Экспорт данных в HTML используется очень часто для публикации информации о проекте на веб-странице. Именно поэтому для сохранения файла в этом формате предназначена отдельная команда Save As Web Page (Сохранить как вебстраницу) в меню File (Файл).

После выбора этой команды (файл 1.mpp) открывается стандартное диалоговое окно Save As (Сохранение документа). В нем нужно указать имя файла, в котором будет сохранена созданная страница. После нажатия в этом диалоговом окне кнопки Save (Сохранить) запустится мастер Export Wizard (Мастер экспорта), с помощью которого определяются все параметры экспорта данных. С этим мастером вы столкнетесь еще не раз, поскольку с его же помощью осуществляется экспорт Данных в файлы других форматов.

После отображения приветственного экрана вы попадете на первый шаг мастера (рис. 17.6, файл 1.mpp), на котором осуществляется выбор схем экспорта. Схема -это набор настроек экспорта данных, определяющих, какие именно данные экспортируются из плана проекта и как они отображаются в файле другого формата.

Рис. 17.6. Выбор схемы экспорта данных

Создание новой схемы

Чтобы создать новую схему, нужно выбрать переключатель New map (Создать новую схему), а чтобы использовать одну из созданных ранее схем или схем, входящих в программу, — Use existing map (Использовать существующую схему). Существующую схему (список схем см. в табл. 17.1) можно изменять во время работы. Чтобы научиться создавать свои схемы, создадим новую.

Таблица 17.1. Схемы экспорта (импорта), входящие в состав MS Project

Схема Экспортируемые (импортируемые) элементы
"Who Does What" report (Отчет «Дела по исполнителям») Ресурсы, их назначения, даты начала и окончания и трудозатраты
Compare to Baseline (Сравнение с исходным планом) Задачи с идентификаторами, названиями, длительностью, трудозатратами и затратами (исходными, текущими и расхождением), датами начала и окончания (исходными и текущими)
Cost data by task (Данные о затратах по задачам) Задачи с идентификаторами, названиями и данными о затратах: общие затраты, фиксированные затраты, исходные затраты, расхождение затрат, фактические и оставшиеся затраты
Default task information (Данные по умолчанию для задач) Вся информация о задачах из стандартной таблицы Entry (Ввод) (При изменении структуры таблицы схема не изменяется.): идентификаторы, названия, даты начала и окончания, предшественники и названия ресурсов
Earned value information (Сведения об освоенном объеме) Задачи с идентификаторами, названиями, затратами, исходными затратами и расхождением затрат, а также полями освоенного объема: BCWS (ПСЗР), BCWP (ПСВР), ACWP (ФСВР), SV (ОКП), CV (ОПС)
Export to HTML using standard template (Экспорте HTML с использованием стандартного шаблона) Задачи с идентификаторами, названиями, длительностями, датами начала и окончания, названиями ресурсов и процентом завершения. Ресурсы с идентификаторами, названиями, группами, максимумом единиц доступности и пиковой загрузкой. Назначения с идентификаторами задач, названиями задач и ресурсов, трудозатратами, датами начала и окончания, процентом завершения
Resource «Export Table» map (Схема «Таблица экспорта» ресурсов) Все поля «внутренней» таблицы с данными о ресурсах
Task «Export Table» map (Схема «Таблица экспорта» задач) Все поля «внутренней» таблицы с данными о задачах
Task and resource PivotTable (Сводная таблица задач и ресурсов) Задачи с идентификаторами, названиями ресурсов, длительностями, датами начала и окончания, затратами. Ресурсы с названиями, группами, трудозатратами и затратами (схема предназначена для экспорта данных в формат сводных таблиц Excel)
Task list with embedded assignment rows (Список задач с включенными строками назначений) Задачи с идентификаторами, названиями, трудозатратами, длительностями, датами начала и окончания и процентом завершения (схема предназначена для экспорта данных в Excel или HTML, причем данные выглядят как в представлении Task Usage (Использование задач))
Top Level Tasks list (Список задач верхнего уровня) Задачи с идентификаторами, названиями, длительностями, датами начала и окончания, процентом завершения, затратами и трудозатратами

На первом шаге настройки новой схемы определяются ее основные параметры (рис. 17.7). В верхнем разделе диалогового окна выбираются типы данных для экспортирования: Tasks (Задачи), Resources (Ресурсы) или Assignments (Назначения). Если не выбрать ни одного типа данных, то переход к следующему шагу будет невозможен.

Во втором разделе диалогового окна, HTML Options ('Параметры HTML), определяются общие параметры экспорта выбранных типов данных в веб-страницу. Флажок Export header row/Import include headers (Экспорт строки заголовков/Заголовки в данных импорта) определяет, будут ли при экспорте таблиц сохраняться заголовки столбцов и, соответственно, будут ли таблицы в HTML-документе иметь строку с названиями столбцов.

Если установить флажок Include assignment rows in output (Включать строки назначений при выводе), то в таблицах с задачами или ресурсами под их названиями будут при пелены назначения так же, как это реализовано в таблицах представлений Task Usage (Использование задач) и Resource Usage (Использование ресурсов).

Рис. 17.7. Настройка новой схемы

В поставку MS Project входит набор шаблонов, на основании которых программа может создавать веб-страницы с данными о проекте. Эти шаблоны расположены в папке Templates\1033\Microsoft Project Web, находящейся в папке установки программы. Чтобы создать веб-страницу на основании одного из этих шаблонов, нужно установить флажок Base export on HTML template (Экспорт на основе шаблона HTML) и затем выбрать нужный шаблон на диске.

На страницу с экспортируемыми данными можно поместить графический файл. Для этого нужно установить флажок Include image file in HTML page (Добавить на HTML-страницу файл рисунка) и выбрать файл на диске. Чтобы продемонстрировать эту возможность, мы сохранили часть проектных данных в файле формата GIF (l.gif) и выбрали этот файл для включения в страницу.

После завершения общих настроек экспорта вы переходите к настройке отображения выбранных типов данных. Настройка каждого из типов (задач, ресурсов и назначений) осуществляется в отдельном диалоговом окне, где нужно определить, какие из полей «внутренней» таблицы будут отображаться на веб-странице. Эти диалоговые окна абсолютно одинаковы для всех типов данных и отличаются лишь набором полей, которые можно выбирать для экспорта. Так как мы выбрали из типов данных только задачи, то рассмотрим диалоговое окно для настройки отображения задач (рис. 17.8).

Настройка отображения задач осуществляется с помощью таблицы в центре диалогового окна. Эта таблица состоит из трех столбцов, в первом из которых выбираются поля MS Project для экспорта, во втором напротив названий этих полей вводятся названия колонок для них в HTML-таблице, а в третьем указан тип данных.

Рис. 17.8. Настройка отображения задач

Второй столбец таблицы доступен, только если в предыдущем диалоговом окне был установлен флажок Export header row/Import include headers (Экспорт строки заголовков/Заголовки в данных импорта). Третий столбец, содержащий информацию о типах данных в экспортируемых полях MS Project, недоступен при экспорте данных в HTML. При экспорте в HTML все данные экспортируются как текст, о чем и сообщается в этом столбце.
Под таблицей расположены кнопки, с помощью которых осуществляются основные операции над ее рядами. Нажав кнопку Add All (Добавить все), можно добавить в таблицу все поля, связанные с текущим типом данных. Кнопка Clear All (Очистить все) удаляет все данные из таблицы, а кнопки Delete Row (Удалить строку) и Insert Row (Добавить строку) удаляют выделенную строку или добавляют пустую строку в таблицу.

Одна из наиболее удобных возможностей в этом диалоговом окне — экспортирование данных на основе существующей таблицы MS Project. Для выбора таблицы предназначена кнопка Base on Table (На основе таблицы), щелчок на которой открывает окно с их списком. После выбора таблицы-основы таблица в диалоговом окне автоматически заполнится названиями полей, содержащихся в таблице-основе. Причем в качестве заголовков столбцов для результирующей HTML-таблицы будут использованы заголовки столбцов таблицы-основы, а не названия ее полей.

С помощью кнопок Move (Порядок) можно изменять порядок строк в таблице и, соответственно, порядок столбцов в HTML-таблице. Чем выше находится строка с описанием столбца, тем ближе к левому краю будет этот столбец в таблице на веб-странице. Например, на рис. 17.8 в первой строке таблицы настройки экспорта указано поле Название задачи. Соответственно, в разделе Preview (Образец) видно, что на веб-странице этот столбец будет первым слева в таблице.

На веб-странице над таблицей может отображаться ее название. Оно определяется в поле Destination HTML table title (Название конечной таблицы HTML). Кроме того, можно отобрать данные, попадающие в эту таблицу, с помощью фильтра. Например, мы применили фильтр Top Level Tasks (Задачи верхнего уровня), поскольку мы хотим, чтобы в таблицу попали только фазы нашего проекта. Соответственно, для таблицы мы задали название Фазы проекта.

После завершения настроек отображения для всех выбранных типов данных мастер предложит сохранить схему для последующего использования. Для этого в последнем диалоговом окне мастера нужно нажать кнопку Save Map (Сохранить схему) и в открывшемся окне указать название для новой схемы. Например, в нашем случае (рис. 17.9, файл 1.mpp) мы назвали схему Основные задачи проекта.

Рис. 17.9. Сохраняем созданную схему

Полученную в результате экспорта веб-страницу можно открыть в любом браузере. На рис. 17.10 видно, как выглядит таблица, созданная в результате экспорта с описанными настройками (файл 1.html).

Рис. 17.10. Так выглядит созданная веб-страница

Экспорт данных с использованием существующей схемы

Для создания веб-страницы на основании существующей схемы вам нужно будет выбрать переключатель Use existing map (Использовать существующую схему) на первом шаге мастера, затем выбрать нужную схему в списке (Бюджетные риски), после чего вы снова попадете в диалоговое окно определения схемы. При этом все параметры диалоговых окон будут заданы в соответствии с ее настройками.

Если настройки схемы вас устраивают, то в первом же диалоговом окне можно нажать кнопку Finish (Готово), и веб-страница будет создана. Если же настройки не подходят, то их можно изменить и затем сохранить под новым или прежним именем.

Мы решили экспортировать данные нашего проекта с помощью схемы Бюджетные риски. Эта схема интересна тем, что в ней для экспорта используется одноименная таблица из файла проекта. Как видно на рис. 17.11 (файл1.mpp), при экспорте на основе существующей таблицы MS Project использует в качестве названий столбцов результирующей HTML-таблицы не название поля, а заголовок столбца таблицы. Правда, при этом пробелы заменяются символами подчеркивания.

На рис. 17.12 (файл 2.html) показана страница, полученная в результате экспортирования данных. Из-за того что пробелы были заменены подчеркиваниями, колонки таблицы стали слишком широкими. Чтобы исправить ситуацию, можно либо отредактировать схему и заново провести экспорт, либо отредактировать полученную веб-страницу.

Рис. 17.11. Экспорт с использованием существующей таблицы

Рис. 17.12. Пример экспорта веб-страницы на основе существующей таблицы

Настройка шаблонов

С помощью мастера экспорта нельзя полностью настроить вид получаемой вебстраницы. Например, нельзя определить, где будут расположены на странице таблицы с разными типами данных или картинки. Кроме того, мастер не позшляет скрыть информацию о датах начала и окончания проекта, добавленную, например, на страницу на рис. 17.12, или заголовок страницы, отображающийся в заголовке окна браузера.

Полностью настроить формат отображения проектных данных можно, лишь создав собственный шаблон или настроив существующий. Шаблон представляет собой обычную веб-страницу, в которой с помощью особых тегов помечены места, куда будут вставлены данные, полученные при экспорте.

Редактировать шаблон можно так же, как обычную веб-страницу. Чтобы определить место для размещения полученных в ходе экспорта данных, нужно вставить в HTML-код тег в соответствии с табл. 17.2.

Таблица 17.2. Описание HTML-тегов, используемых для настройки шаблонов

Тег Вместо этого тега в результирующую HTML-страницу вставляется
<!-MSProjectTemplate_Image--> Выбранный в настройках схемы графический файл
<!--MSProjectTempLate_Projec-tTitLe—> Название проекта из поля Title (Название) в диалоговом окне настройки свойств проекта (рис. 18.18) на вкладке General (Общие)
<!--MSProjectTempl.ate_ProjectAuthor-> Имя автора проекта из поля Author (Автор) в диалоговом окне настройки свойств проекта (рис. 18.18) на вкладке General (Общие)
<!--MSProjectTempLate_CurrentDate— > Текущая системная дата
<!--MSProjectTemplate_StartDate-> Дата начала проекта
<!--MSProjectTemptate_FimsnDate-- > Дата окончания проекта
<!-MSProjectTemplate_StatusDate-> Дата отчета по проекту
<!--MSProjectTemplate_TaskTableTitle-> Заголовок таблицы задач, указанный при настройке схемы экспорта
<!--MSProjectTemplate_TaskTable-> Таблица задач
<!-MSProjectTemplate_ResourceTableTitle— > Заголовок таблицы ресурсов, указанный при настройке схемы экспорта
<!--MSProjectTemplate_ResourceTable--> Таблица ресурсов
<!— MSProjectTemplate_AssignmentTableTitle--> Заголовок таблицы назначений, указанный при настройке схемы экспорта
<!-MSProjectTemplate_AssignmentTable--> Таблица назначений

XML

Для экспорта проектных данных в XML достаточно выбрать этот формат в диалоговом окне, вызываемом командой меню File > Save As (Файл > Сохранить как). Программа сохранит в этом формате всю проектную информацию, включая как план проекта, так и значения всех параметров, список календарей, настраиваемых полей и пр. — одним словом, файл проекта целиком. Правда, следует иметь в виду, что файлы получаются большими (например, XML-файл с данными нашего небольшого проекта занимает около 700 Кбайт).

Microsoft Excel

Чтобы начать экспорт плана проекта в Microsoft Excel, в диалоговом окне File > Save As (Файл > Сохранить как) нужно выбрать для сохранения файла формат *.xls. MS Project может сохранить данные в одном из двух форматов — в формате рабочей книги (Workbook) Excel или сводной таблицы (PivotTable), и мастер экспорта данных будет действовать в зависимости от выбора формата. Рассмотрим экспорт в формат рабочей книги.
На первом шаге мастер определяет, все ли данные плана проекта вы хотите экспортировать в Excel или только некоторые. В первом случае нужно выбрать переключатель Project Excel Template (Шаблон проекта (Excel)), а во втором — Selected Data (Выбранные данные).

Если выбран первый вариант, то после нажатия кнопки Next> (Далее>) программа перенесет все данные плана в Excel. В рабочей книге будут созданы четыре листа, на первом из которых будет помещена информация о задачах, на втором - о ресурсах, и на третьем — о назначениях проекта. На четвертом листе размещается служебная информация.

Если выбран второй вариант, то на следующих шагах мастера нужно будет указать настройки экспорта данных. Причем эти настройки повторяют те, что использовались для экспорта данных в формат HTML, за исключением возможности вставки в файл картинки. Что важно, при экспорте в Excel используются те же схемы, что и при экспорте в HTML, поэтому если вы уже настроили удобную схему для веб-страницы, ее можно будет использовать и в этом случае.

В качестве примера сохраним в формате Excel задачи, в которых задействован главный редактор, Уваров. С помощью мастера экспорта создадим новую схему, среди типов данных выберем Tasks (Задачи) и перейдем к настройке параметров схемы (рис. 17.13, файл 1.mpp).

После выбора полей для экспорта в раскрывающемся списке Export filter (Фильтр экспорта) выберем фильтр Using Resource (Использование ресурса). Сохраним схему с названием Экспорт задач для ресурса и нажмем кнопку Finish (Готово). После этого мастер выведет диалоговое окно со списком ресурсов проекта, в котором следует выбрать нужный.

Когда ресурс выбран, мастер экспортирует все отобранные в соответствии с фильтром задачи в формат рабочей книги. На рис. 17.14 представлен результат работы мастера после того, как в списке ресурсов был выбран Уваров (файл Tasks.xls).

Сводные таблицы

Сводная таблица — это особая структура в Excel, предназначенная для обобщения данных в листах и их интерактивного анализа. При экспорте плана проекта в формат сводной таблицы MS Project создает для каждого типа экспортируемых данных два листа, на первом из которых располагаются собственно экспортируемые данные, а на втором — сводная таблица к этим данным.

Рис. 17.13. Настраиваем осему для экспорта задач, в которых задействован выбранный ресурс

Рис. 17.14. Список задач с участием ресурса Уваров в Excel

Сводные таблицы являются одним из наиболее удобных средств анализа данных в Excel. Поэтому передавать проектную информацию для утверждения удобнее сразу в формате сводных таблиц, поскольку это позволит коллегам быстрее разобраться в ней. А при передаче для ознакомления больших объемов информации часто просто необходимо экспортировать ее в сводные таблицы.

Рассмотрим возможности экспорта в сводные таблицы на примере. Необходимо передать на утверждение информацию о трудозатратах ресурсов проекта таким образом, чтобы начальник производства мог проанализировать и загрузку каждого из ресурсов, и загрузку по отделам. Если бы мы передавали файл в формате MS Project, то воспользовались бы группировкой по коду отдела (см. раздел «Настраиваемые коды структуры»), но поскольку мы должны передать данные в формате Excel, придется экспортировать данные в сводные таблицы. Вначале (файл 1.mpp) на основе ресурсной таблицы Work (Трудозатраты) создадим свою таблицу, включив в нее поля с названиями ресурсов, поле Outline Codel (Код структуры!), настроенное нами ранее (см. раздел«Настраиваемые коды структуры»)) и поле Work (Трудозатраты). Но прежде чем использовать эту таблицу как основу для схемы экспорта данных, нужно выполнить еще одну настройку. Дело в том, что поле Work (Трудозатраты) содержит и числовые, и текстoвые данные (например, 12 hrs (12 час)), а значит, Excel будет считать значения этого поля текстовыми и не сможет их суммировать. Поэтому перед экспортом данные о трудозатратах ресурсов нужно конвертировать в числовой формат, избавившись от текстовых обозначений внутри поля.

Для этого переименуем настраиваемое поле Numbers (ЧислоЗ) в Трудозатраты для Excel и в качестве формулы, с помощью которой будут определяться его значения, введем CInt([Work])/60 (CInt ([Трудозатраты])/60). Функция CInt преобразует строку в поле Work (Трудозатраты) в число, автоматически удаляя обозначения данных. Полученное значение нужно разделить на 60, поскольку данные о трудозатратах хранятся в поле Work (Трудозатраты) в минутах (файл 1.mpp). (Эта формула корректно рассчитывает трудозатраты только для нематериальных ресурсом. По поскольку в дальнейшем мы собираемся экспортировать данные о трудозатратах ресурсов только такого типа, этого достаточно.)

Добавим настроенное поле в нашу таблицу. Как видно на рис. 17.15, данные о трудозатратах, рассчитанные с помощью нашей формулы, корректны. Поскольку поле Work (Трудозатраты) мы не будем экспортировать, то удалим его из нашей таблицы (файл 2.mpp).

Рис. 17.15. Трудозатраты, экспортируемые в Excel, в точности соответствуют трудозатратам в MS Project

Теперь перейдем к экспортированию данных. Для этого в диалоговом окне File > Save As (Файл > Сохранить как) выберем формат сводных таблиц Excel (PivotTable) и начнем настройку новой схемы экспорта. В качестве объектов для экспорта выберем ресурсы. Параметры настройки совпадают с теми, что используются при экспорте данных в формате рабочей книги.

Сводная таблица состоит из заголовков и рядов данных. В заголовках располагаются значения, на основании которых осуществляется сортировка и отбор данных, отображаемых в рядах. При создании схемы экспорта необходимо определить, в каких из экспортируемых полей MS Project находятся заголовки сводной таблицы, а в каких — данные. Для этого при определении схемы экспорта поле, содержащее данные, должно быть последним в списке экспортируемых. Чтобы напомнить об этом, мастер экспорта выделяет его. Последняя строка таблицы выделена цветом и перед названием поля вставлена текстовая метка Pivot Data Field (Поле сводной таблицы) (рис. 17.16).

Сохраним схему под названием Экспорт в сводные таблицы и нажмем кнопку Finish (Готово). Данные в Excel будут выглядеть так, как показано на рис. 17.17 (файл PivotTable.xls). В сводной таблице данные сгруппированы сначала по первому полю в списке экспортируемых, а затем по второму. Последнее, третье, поле содержит данные о трудозатратах, суммируемых для всей таблицы.

Рис. 17.16. При экспорте в формат сводных таблиц Excel последнее поле в списке экспортируемых считается полем с данными

Рис. 17.17. Сводная таблица с данными о трудозатратах в Excel

Названия полей, по которым сгруппированы данные, содержат значок раскрывающегося списка. Если щелкнуть на нем, то раскроется список, в котором можно отобрать нужные строки и тем самым уменьшить формат таблицы. Кроме того, для каждого из полей можно добавить строку с информацией о сумме всех значений или среднем значении (рис. 17.18, файл PivotTable.xls).

Рис. 17.18. Сводная таблица с суммарными значениями трудозатрат для каждой группы строк

Чтобы проиллюстрировать аналитические возможности сводных таблиц, на рис. 17.18 (файл PivotTable.xls) мы удалили некоторые строки с кодами отделов и строку с информацией о Сергеевой, поскольку ее загрузка нулевая. Кроме того, мы добавили строку с суммарным значением трудозатрат для каждой из групп сотрудников.

К сводным таблицам можно создавать сводные диаграммы, причем делается это нажатием одной кнопки. Нужно установить курсор на любое из полей сводной таблицы и щелкнуть на кнопке с диаграммой на стандартной панели инструментов. После этого программа автоматически создаст диаграмму, как показано на рис. 17.19 (файл PivotTable2.xls).

Отличие сводной диаграммы от обычной заключается в том, что в ней можно интерактивно отбирать отображаемые данные. На рис. 17.19 видно, что рядом с подписями по каждой из осей есть значки раскрывающихся списков, щелчком по которым можно открывать списки для выбора отображаемых данных.

Базы данных

MS Project позволяет экспортировать данные в любую базу данных, имеющую интерфейс ODBC. Для этого нужно средствами Windows создать подключение к этой базе данных через ODBC и затем в диалоговом окне File > Save As (Файл > Сохранить как) нажать кнопку ODBC и выбрать созданное подключение в списке.

Если вы хотите создать для хранения плана проекта новую базу данных Microsoft Access, то для этого достаточно выбрать соответствующий пункт в раскрывающемся списке с типами файлов в диалоговом окне, вызываемом командой меню File > Save As (Файл > Сохранить как). Можно воспользоваться и подключением через ODBC, но это менее удобно.

Рис. 17.19. Сводная диаграмма к сводной таблице в Excel

После того как выбрана база данных, в которую будет осуществляться экспорт, запускается мастер экспорта. На первом шаге, выбрав соответствующий переключатель нужно определить, весь проект вы будете экспортировать (A full project (Весь проект)) или только выбранные данные (Only selected data (Только выбранные данные)). Настройки на последующих шагах мастера аналогичны настройкам для экспорта данных в формат рабочей книги Excel. Отличие заключается в том, что типы данных полей определяются более точно, например трудозатраты автоматически конвертируются в числовой формат.

Текстовые форматы

MS Project позволяет экспортировать данные в текстовые форматы (txt, csv). Чтобы экспортировать план проекта в один их этих форматов, нужно выбрать в списке типов файлов диалогового окна, вызываемого командой меню File > Save As (Файл > Сохранить как), пункт Text (Текст) или CSV. После этого запускается мастер экспорта.

На первом шаге мастера, как обычно, нужно определить, какая схема будет использоваться. На втором нужно определить типы экспортируемых данных и разделитель, используемый в текстовом файле для отделения данных одного столбца от другого (рис. 17.20).

Рис. 17.20. Настройка разделителей текстового файла

Разделитель выбирается в раскрывающемся списке Text delimiter (Ограничитель текста). Этот список содержит три варианта — точка с запятой, Tab (Табуляция) и Space (Пробел). По умолчанию при выборе формата Text (Текст) для сохраняемого файла в этом списке выбран пункт Tab (Табуляция), а при выборе формата CSV -точка с запятой.

Все последующие шаги мастера повторяют аналогичные шаги при экспорте в формат Excel или HTML, и после того, как все необходимые настройки будут сделаны, проектные данные будут сохранены в нужном формате. Сохранять данные в текстовых форматах удобно для обмена данными с программами, не поддерживающими форматы файлов Microsoft Office.

Назад Начало Вперед