Microsoft Project -управление проектами



Использование методов отслеживания

В этом уроке вы уже познакомились с методами отслеживания и их оценкой, по степени точности. Теперь, когда вы знаете, в какие поля осуществляется ввод актуальных данных и как связаны повременные и сводные данные, рассмотрим каждый из этих методов на примерах.

Ввод повременных данных

Этот метод обеспечивает наибольшую точность при учете фактического хода работ, но требует и наибольшего времени. В предыдущем примере мы использовали именно этот метод, и вы уже знаете, как MS Project использует повременные фактические данные для расчета сводных параметров (например, оставшихся трудозатрат задачи).

Но и этот метод применяется с разной степенью точности, поскольку можно вводить данные о трудозатратах как для каждого назначения, так и для задачи в целом. Трудозатраты за период времени для задачи равняются суммарным трудозатратам назначенных на нее ресурсов. Если же ввести трудозатраты для задачи в целом, то они будут распределены между ее назначениями пропорционально их плановой загрузке.

Например, в файле 10.mрр на Задачу 2 назначены 2 сотрудника, первый из которых в соответствии с текущим планом должен ежедневно тратить на работу над задачей 5 часов, а второй — 3 часа. В первый день выполнения задачи введем фактические трудозатраты, равные 4 часам, для всей задачи (то есть введем их в строке диаграммы, относящейся к задаче, а не к одному из ее назначений). Как видно на рис. 19.12 (файл 10.mрр), MS Project распределил эти фактические трудозатраты между назначениями задачи, исходя из их плановой загрузки. Для Сотрудника 1, который по плану должен был работать 5 часов, были определены фактические трудозатраты в 2,5 часа, а для Сотрудника 2 с запланированной работой в 3 часа было учтено 1,5 часа фактических трудозатрат.

Рис. 19.12. При вводе фактических трудозатрат задачи MS Project автоматически распределяет их по назначениям

Вводить данные о трудозатратах задачи без детализации по назначениям удобно в двух случаях: когда фактические данные соответствуют плановым или когда информация о трудозатратах каждого из ресурсов не имеет значения. Детализация обычно требуется, когда заказчик оплачивает проект, исходя из трудозатрат каждого из ресурсов, или когда трудозатраты ресурсов учитываются в организации (например, для расчета зарплаты или премий).

Если вам необходимо точно учитывать трудозатраты каждого из ресурсов проекта, но хочется экономить свое время, можно увеличить временной период, за который будут вводиться данные. Например, можно вводить информацию о трудозатратах не каждый день, а один раз за всю неделю. Для этого достаточно изменить масштаб шкалы времени таким образом, чтобы ее минимальной единицей была неделя.

На рис. 19.13 (файл 11.mpp) мы изменили масштаб шкалы времени. Данные в каждой ячейке диаграммы соответствуют неделе проекта. Как мы видим, на первой неделе выполнения задачи плановые трудозатраты составляют 36 часов, а фактические — только 4 часа.

Фактические и плановые данные в этом случае не совпадают потому, что фактические данные суммируются из данных, введенных для дней. Если же отредактировать значение ячейки с фактическими данными в текущем режиме просмотра, плановые данные сразу обновятся.

.

Рис. 19.13. Минимальной единицей шкалы времени стала неделя

При вводе фактических данных за большие временные периоды важно иметь в виду, что как только фактические данные за период вводятся, он сразу же считается завершенным и автоматически пересчитываются оставшиеся трудозатраты для следующих периодов. Поэтому если ячейка на диаграмме будет соответствовать неделе, то вводить данные в нее можно будет только один раз, поскольку после ввода данных программа будет считать, что фактическая работа за неделю завершена. Ввод данных только раз в неделю дает возможность отслеживать состояние работ только за прошедшую неделю, поскольку фактические данные вводятся в ее конце. Следовательно, этот метод не подходит для небольших проектов, где важно следить за ходом проекта ежедневно.

Ввод фактических или оставшихся трудозатрат

Если повременные данные о трудозатратах относятся к конкретному периоду, то данные сводных полей Actual Work (Фактические трудозатраты) или Remaining Work (Оставшиеся трудозатраты) относятся к задаче в целом. Эти поля содержат данные о фактических или оставшихся трудозатратах на текущий момент.

Значение первого поля равно сумме введенных повременных фактических трудозатрат, а значение второго — разности запланированных трудозатрат и фактических. При изменении первого поля соответственно изменяется второе, а при уменьшении второго уменьшаются плановые трудозатраты (Work (Трудозатраты)) задачи. Значения этих полей можно редактировать вручную. При их редактировании изменяются повременные данные, то есть происходит движение как бы в обратную сторону: при изменении сводных параметров MS Project изменяет значения повременных данных так, чтобы они соответствовали сводным. Например, на рис. 19.14 (файл 12.mpp) мы увеличили значение поля Actual Work (Фактические трудозатраты) в таблице нижнего представления с 4 до 12 часов, и программа добавила 8 часов фактических трудозатрат в поля с повременными данными задачи.

Рис. 19.14. После изменения данных о фактических трудозатратах в таблице нижнего представления изменяются повременные данные

Данные, вводимые в поле Actual Work (Фактические трудозатраты) для задачи, не являются повременными, и для перевода их в повременные данные программа должна определить, к какому временному интервалу они относятся. Поскольку эти данные обозначают объем проделанной работы на текущий момент времени, они относятся к интервалу между текущей датой и датой запланированного начала задачи.

Аналогично, данные поля Remaining Work (Оставшиеся трудозатраты) обозначают объем трудозатрат, которые нужно осуществить в будущем. Поэтому при переводе их в повременные данные MS Project распределяет их в интервале между текущей датой и датой окончания задачи. Перевод сводных данных в повременные не так прост, и логика работы MS Project зависит от настроек программы и от выбранной даты отчета.

Текущая дата и дата отчета

Параметры Current date (Текущая дата) и Status date (Дата отчета) задаются в диалоговом окне сведений о проекте (см. раздел «Способ планирования и основные даты»). По умолчанию текущая дата соответствует системной дате Windows, а дата отчета равна текущей дате, и поэтому в диалоговом окне сведений о проекте в качестве ее значения выбрано NA (НД). Любой из параметров можно изменить независимо от другого.
При отслеживании проекта и вводе сводной информации М5 Project использует именно параметр Status date (Дата отчета), а не Current date (Текущая дата).

Дата отчета и ввод фактических данных

По умолчанию программа считает, что все выполненные трудозатраты относятся ко времени до даты отчета, а все оставшиеся трудозатраты — ко времени после даты отчета. Таким образом, если выполнение задачи запланировано после даты отчета, но вы вносите данные о фактических трудозатратах по этой задаче, MS Project перенесет выполненную часть задачи так, чтобы она кончалась к дате отчета, а выполнение оставшейся части трудозатрат по-прежнему будет запланировано в будущем.

На рис. 19.15 приведен пример, иллюстрирующий логику работы программы. В файле 15.mpp мы создали задачу Задача 1, начинающуюся после даты отчета (дата отчета выделена пунктирной линией), запланированные трудозатраты по которой составляют 24 часа. Затем мы скопировали ее и переименовали копию в Задача 2. Для второй задачи мы указали, что фактические трудозатраты составляют 8 часов, и MS Project автоматически перенес часть задачи до даты отчета.

ПРИМЕЧАНИЕ
Чем больше объем фактических трудозатрат, тем раньше будет помещена дата фактического начала задачи, поскольку MS Project отодвигает дату начала, чтобы окончание завершенной части задачи совпало с датой отчета. Поэтому при вводе большого объема фактических трудозатрат для задачи дата фактического начала может оказаться раньше даты начала проекта. В таком случае программа выведет предупреждение.

Рис. 19.15. При вводе фактических данных они переносятся во времени до даты отчета

В нижней части совмещенного представления видно, что у Задачи 1 трудозатраты распределены по 8 часов в течение трех дней. У Задачи 2 первые 8 часов находятся до даты отчета, а следующие работы (два дня по 8 часов) запланированы на те же дни, что и раньше.

Параметры, используемые MS Project при определении логики работы для перевода не повременных данных в повременные, расположены на вкладке Calculation (Расчет) в диалоговом окне настройки программы, открываемом командой меню Tools > Options (Сервис > Параметры). Так, перенос фактических трудозатрат до даты отчета происходит при установке флажка Move ends of completed parts after status date back to status date (Переместить окончание завершенных частей назад на дату отчета о состоянии), а если этот флажок сбросить, то выполненные трудозатраты переноситься не будут.

ВНИМАНИЕ
Создание перерывов внутри задач, выполнение которых уже началось, возможно, только если установлен флажок Split in-progress tasks (Прерывание выполняющихся задач) на вкладке Schedule (Планирование) диалогового окна Options (Параметры). Кроме того, если этот флажок снят, нельзя редактировать поля задачи Stop (Остановка) и Resume (Возобновление). Поумол-чанию этот флажок установлен.

Довольно часто выполнение задачи продолжается без перерыва, если оно началось раньше запланированного времени. В таких случаях удобно настроить программу так, чтобы при вводе фактических данных она не только переносила выполненный фрагмент до даты отчета, но и переносила оставшуюся часть работ так, чтобы она начиналась в день отчета. Для этого нужно установить флажок And move start of remaining parts back to the status date (А также переместить начало оставшихся частей назад на дату отчета о состоянии) на вкладке Calculation (Расчет) в диалоговом окне настройки программы.

Например, в файле 14.mрр(рис. 19.16) мы создали две задачи, как в предыдущем примере, но установили последний флажок перед вводом фактических данных. Поэтому после ввода фактических трудозатрат оставшиеся трудозатраты не отделены от них перерывом, а перенесены к дате отчета.

Рис. 19.16. После ввода фактических данных вся задача переносится к дчте отчета и перерыв не создается

В MS Project есть и настройки, определяющие логику работу программы в случае, если фактические данные вводятся для задач, которые должны были быть выполнены до даты отчета. Если задача должна быть выполнена до даты отчета и введенные фактические трудозатраты меньше общего объема работ по задаче, то оставшиеся трудозатраты переносятся в плане после даты отчета. То есть предполагается, что оставшаяся работа будет выполнена в будущем. Такую логику работы обеспечивает установленный по умолчанию флажок Move start of remaining parts before status date forward to status date (Переместить начало оставшихся частей вперед на дату отчета о состоянии) на вкладке Calculation (Расчет).

В файле 15.mpp мы изменили дату отчета так, что по плану наши задачи должны быть выполнены раньше ее наступления. Затем мы ввели фактические трудозатраты для Задачи 2, и оставшиеся трудозатраты автоматически были перенесены в план так, чтобы начинаться сразу после даты отчета. При этом фактические трудозатраты внесены так, как если бы они осуществлялись от запланированной даты начала проекта, а после завершения фактических трудозатрат до даты начала оставшихся трудозатрат MS Project добавил перерыв в выполнении задачи. Как видно в нижней части представления на рис. 19.17 (файл 15.mpp), поля повременных данных между первым днем выполнения задачи, на который были отнесены фактические трудозатраты, до даты отчета, совпадающей с датой планируемого продолжения работы, заполнены нулями.

Рис. 19.17. Оставшиеся трудозатраты незавершенных задач переносятся позже даты отчета

Часто бывает так, что фактические трудозатраты, введенные для задач, которые уже должны были завершиться, относятся ко времени, предшествующему дате отчета. Ведь если бы фактические трудозатраты относились к периоду запланированного начала задачи, они могли бы быть введены именно тогда, после завершения работ. В таких случаях более подходящим поведением программы был бы не только перенос оставшихся трудозатрат после даты отчета, но и перенос фактических трудозатрат до нее, поскольку работы были проведены перед датой отчета, а не когда-то в прошлом. Чтобы MS Project работал таким образом, нужно установить на вкладке Calculation (Расчет) флажок And move end of completed parts forward to status date (А также переместить окончание завершенных частей вперед на дату отчета о состоянии).

В файле 16.mрр мы установили этот флажок и ввели фактические трудозатраты для Задачи 2. Как видно на рис. 19.18, задача была перенесена к дате отчета целиком, и ее выполненная часть находится до даты отчета, а невыполненная — после.

Рис. 19.18. После ввода фактических данных оставшиеся трудозатраты переносятся после даты отчета без создания перерыва

Ввод процента завершения

При отслеживании проекта можно вводить не объем осуществленных или оставшихся трудозатрат, а процент завершения задачи. Процент завершения находится в диапазоне от 0 (выполнение задачи не началось) до 100 (задача выполнена). Процент завершения указывается в поле % Complete (% завершения), и после того, как значение этого поля изменяется, MS Project пересчитывает значения полей Actual Duration (Фактическая длительность) и Remaining Duration (Оставшаяся длительность). При этом программа определяет их значения по следующим формулам:

Actual Duration (Фактическая длительность) = Duration (Длительность) х % Complete (%завершения)
Remaining Duration (Оставшаяся длительность) = Duration (Длительность) - Actual Duration (Фактическая длительность)

Рассчитав фактическую длительность задачи, программа определяет фактические трудозатраты по задаче, исходя из запланированных значений.

Например, в файле 17.mррмы создали Задачу 1 длительностью в 4 часа (рис. 19.19). В первые 2 часа ее выполнения трудозатраты составляют по 0,5 часа, а во вторые 2 часа — по 1 часу. Затем мы скопировали Задачу 1 в Задачу 2 и для второй задачи ввели процент завершения 50%. MS Project установил для нее фактическую длительность 2 часа и определил фактические трудозатраты как 1 час, так как в первые 2 часа был запланирован только 1 час трудозатрат.

Рис. 19.19. Изменение процента завершения для задачи

Как видно из этого примера, значение поля % Complete (% завершения) соответствует длительности задачи, а не ее трудозатратам. (В нашем случае выполнено только 33,3% запланированных трудозатрат.) В MS Project 2002 есть и поле для обозначения процента завершения по трудозатратам, называемое % Work Complete (% завершения по трудозатратам). Это поле, содержащее процент фактических трудозатрат от запланированных, автоматически обновляется при вводе фактических трудозатрат для задачи, а при его изменении автоматически обновляются , поля с данными фактических и оставшихся трудозатрат.

Однако иногда значения рассчитываемых полей не соответствуют реальному состоянию задачи. Представим постройку кирпичной стены, состоящей из 100 кирпичей, выложенных в 5 рядов. Первый ряд из 20 кирпичей укладывается в 20 минут, но на укладку второго ряда требуется 25 минут, поскольку теперь нужно поднимать кирпичи немного выше и работа занимает больше времени. Третий ряд будет укладываться 30 минут, четвертый 35 и пятый 40, и всего постройка стены займет 150 минут. После укладки 60 кирпичей проект будет реально завершен на 60% (уложено 60 кирпичей из 100). Однако на это потрачено только 75 из 150 минут, поэтому % завершения или % завершения по трудозатратам будет равен только 50%. Поскольку в отчетах (которые мы будем разбирать далее) иногда важно опираться на реальные данные, в MS Project включено поле Physical % Complete (Физический % завершения). Значение этого поля не рассчитывается, а устанавливается вручную и используется для отчетов в тех случаях, когда рассчитанный программой процент завершения не соответствует действительности (см. раздел «Пример анализа методом освоенного объема»).

Назад Начало Вперед