Microsoft Project -управление проектами



Стандартные отчеты

Отчет — это формат представления проектных данных, предназначенный для распечатки. В MS Project входит набор предопределенных отчетов, которые можно использовать в готовом виде или настроить. Диалоговое окно выбора отчета (рис. 22.2) вызывается с помощью команды меню View > Reports (Вид > Отчеты).

Рис. 22.2. Диалоговое окно выбора группы отчетов

Это диалоговое окно содержит значки групп отчетов, двойной щелчок по которым переводит к просмотру отчетов выбранной группы. В диалоговом окне просмотра отчетов группы (рис. 22.3) для перехода к просмотру отчета нужно дважды щелкнуть на его значке, а для его настройки — нажать кнопку Edit (Изменить). Нажатие кнопки Close (Закрыть) вернет нас к диалоговому окну со списком групп отчетов.

Рис. 22.3. Список отчетов группы Overview (Обзорные)

Рассмотрим подробнее отчеты каждой из групп, а затем перейдем к созданию собственных отчетов и в процессе создания новых отчетов научимся настраивать существующие.

ВНИМАНИЕ
В отчете отображаются сведения, соответствующие текущей дате, а не дате его составления.

Обзорные отчеты

Для просмотра списка обзорных отчетов нужно щелкнуть на значке Overview (Обзорные). Перечень и краткое описание отчетов представлены в табл. 22.1.

Большинство отчетов этой группы, как и все отчеты других групп, повторяют одно из представлений с включенным фильтром. Но в этой группе есть два уникальных отчета — Project Summary (Сводка по проекту) и Working Days (Рабочие дни), на которых стоит задержать внимание.

Таблица 22.1. Обзорные отчеты

Используйте отчет
Чтобы распечатать
Project Summary (Сводка по проекту)
Общее число задач и ресурсов, затраты на проект, даты начала и окончания проекта и общие трудозатраты.
Можно изменить только формат шрифта отчета
Top-Level Tasks (Задачи верхнего уровня)
Список задач верхнего уровня в структуре плана и суммарных задач, даты запланированного начала и окончания, длительность, процент завершения, затраты и трудозатраты
Critical Tasks (Критические задачи)
Список критических задач с датами запланированного начала и окончания, предшественниками и последователями каждой задачи
Milestones (Вехи)
Список завершающих задач (вех) с датами запланированного начала
Working Days (Рабочие дни)
Расписание рабочего времени для каждого дня базового календаря.
Можно изменить только формат шрифта отчета

Сводка по проекту

Одним из самых полезных для отслеживания проекта является отчет Project Summary (Сводка по проекту). Удобство отчета заключается в том, что все основные сводные показатели удобно сгруппированы, причем в отчете отображаются данные и о задачах, и о ресурсах (рис. 22.4, файл 1.mpp).

В верхней части отчета выводится имя проекта (значение соответствующего свойства файла, см. раздел «Суммарная задача проекта»), под ним -текущая дата. В первом разделе отчета содержатся данные о сроках его начала (левая половина раздела) и окончания (правая половина раздела). В первой строке раздела отображаются данные текущего плана, затем базового, затем фактические данные, а в последней строке — расхождение текущего плана и базового. Например, в нашем случае отчет показывает, что работы начались в срок, а вот завершение проекта ожидается на 16 дней позже, чем было запланировано.

Рис. 22.4. Сводка по проекту

Во втором разделе отчета отображаются данные о длительности проекта. Первая строка левой колонки раздела содержит длительность проекта по текущему плану. Во второй строке отображается длительность по базовому плану, а в третьей — расхождение между текущим и базовым планами. В первой строке правой колонки отображаются данные об оставшейся длительности, во второй строке — о фактической длительности, и в третьей — процент завершения ис длительности.

Третий и четвертый разделы отчета имеют ту же структуру, но в них отобра жаются данные о трудозатратах и затратах. В третьей строке правой колонKI третьего раздела отображаются данные о проценте завершения по трудозатра там, а в четвертом разделе эта строка не отображается.

Если в свойствах проекта заполнено поле Comments (Заметки), то его содержимое отображается в последнем разделе отчета.

Рабочие дни

В отчете Working Days (Рабочие дни) отображаются данные всех базовых (то есть не ресурсных) календарей проекта. Информация о каждом календаре отображается на отдельном листе отчета. Для перехода от календаря к календарю нужно использовать кнопки со стрелками вверх и вниз на панели инструментов над отчетом (рис. 22.5).

Рис. 22.5. Рабочие дни проекта

Данные каждого из календарей объединены в таблицу, в первой строке которой указывается название календаря. Во второй строке указаны стандартные рабочие часы в каждый из дней недели. Даты с нестандартным расписанием и часы работы в эти дни указаны в четвертой строке таблицы.

Этот отчет удобно использовать, чтобы контролировать правильность ввода данных о выходных и праздничных днях.

Отчеты о текущей деятельности

Отчеты о текущей деятельности предназначены для получения информации о задачах проекта: задачах, которые не начались, скоро начнутся, должны начать- / ся, выполняются, завершились или запаздывают относительно базового плана. Для просмотра списка отчетов в диалоговом окне выбора группы отчетов (см. рис. 22.2) нужно щелкнуть на значке Current Activities (Текущая деятельность). Описание отчетов представлено в табл. 22.2.

Таблица 22.2. Отчеты о текущей деятельности

Используйте отчет
Чтобы распечатать
Unstarted Tasks (Неначатые задачи)
Список еще не начавшихся задач, их длительность, предшественники, даты начала и окончания, ресурсы и назначения, отсортированные по дате начала
Tasks Starting Soon (Задачи, которые скоро начнутся)
Список задач, которые должны начаться в указанном вами диапазоне дат
Tasks In Progress (Выполняющиеся задачи)
Список задач, находящихся в процессе выполнения, с указанием месяцев, в течение которых задачи выполняются
Completed Tasks (Завершенные задачи)
Список завершенных задач с указанием месяцев, в течение которых задачи выполнялись
Should Have Started Tasks (Задачи, которые должны были начаться)
Список невыполненных задач, которые должны начаться до указанной даты
Slipping Tasks (Запаздывающие задачи)
Список задач, план которых был изменен и текущее окончание которых запланировано позже окончания в базовом плане

Отчеты о затратах

Отчеты о затратах предназначены для анализа финансовой стороны проектного треугольника. С их помощью можно просмотреть график движения средств по проекту, информацию о бюджете проекта, список ресурсов и задач с превышением бюджета и определить освоенный объем проекта.

Для просмотра списка отчетов в диалоговом окне выбора группы отчетов (см. рис. 22.2) нужно щелкнуть на значке Costs (Затраты). Описание отчетов представлено в табл. 22.3.

Таблица 22.3. Отчеты о затратах

Используйте отчет
Чтобы распечатать
Cash Flow (Движение денежных средств)
Таблицу, отображающую затраты на задачи или ресурсы в течение времени, с разбивкой на временные периоды
Budget (Бюджет)
Список задач, отображающий запланированные исходные затраты на каждую задачу и разность между запланированной и фактической стоимостью
Overbudget Tasks (Задачи с превышением бюджета)
Список задач, фактические затраты на которые превышают запланированные в исходном плане
Overbudget Resources (Ресурсы с превышением бюджета)
Список ресурсов, фактические затраты на которые превышают запланированные в исходном плане
Earned Value (Освоенный объем)
Список задач с данными об освоенном объеме

Отчеты о назначениях

Отчеты о назначениях позволяют анализировать назначения проекта. С их помощью можно просмотреть назначения ресурсов, в том числе сохраняя связь назначений с календарным планом, распечатать список задач для ресурса и определить ресурсы с превышением доступности.

Для просмотра списка отчетов в диалоговом окне выбора группы отчетов (см. рис. 22.2) нужно щелкнуть на значке Assignments (Назначения). Описание отчетов представлено в табл. 22.4.

Таблица 22.4. Отчеты о назначениях

Используйте отчет
Чтобы распечатать
Who Does What (Дела по исполнителям)
Список ресурсов с назначенными задачами, запланированными трудозатратами на каждую из задач, дату начала и окончания назначений
Who Does What When (Дела по исполнителям и времени)
Список ресурсов с назначенными задачами и запланированными повременными трудозатратами на каждую из задач
То Do List (Список дел)
Список задач с длительностями, датами начала и окончания, длительностями и данными о проценте завершения. Задачи сгруппированы по неделям, когда они выполняются, а отчет отображается для выбранного ресурса
Overallocated Resources (Ресурсы с превышением доступности)
Список ресурсов с превышением доступности и задачи, на которые они назначены

Отчеты по загрузке

Отчетов по загрузке всего два, и они являются аналогами одноименных диаграмм — Task Usage (Использование задач) и Resource Usage (Использование ресурсов). С их помощью можно определить, какие задачи выполняет ресурс в определенный день и сколько часов запланировано на выполнение задачи.
Для просмотра списка отчетов в диалоговом окне выбора группы отчетов (см. рис. 22.2) нужно щелкнуть на значке Workload (Загрузка).

Назад Начало Вперед