Microsoft Project -управление проектами



Работа с планами проектов

Работа с планами проектов при использовании сервера MS Project Server не сильно отличается от обычного режима работы. Основные отличия заключаются в процедурах сохранения и открытия файлов проектов, поскольку в этих случаях и задействуется сервер MS Project Server.

Создание и сохранение плана проекта

Создание плана проекта происходит так же, как и при работе без подключения к серверу. А вот при сохранении плана проекта программа отображает диалоговое окно для сохранения плана проекта на сервере.

В диалоговом окне указывается название проекта в поле Name (Название), а в раскрывающемся списке Туре (Тип) определяется тип файла (проект или шаблон). В раскрывающемся списке Version (Версия) выбирается название версии плана проекта, а в списке Calendar (Календарь) — базовый календарь проекта. Каждый проект может быть сохранен в разных версиях, например Published (Опубликовано), Archived (Архивная) и т. д. Версия проекта — это как бы расширение его файла, например опубликованная версия Проекта1 будет называться Проект1.Published (Проект1.Опубликовано). Список названий версий определяется администратором.

Поддержка версий служит в первую очередь для организации данных на сервере Например, администратор может создать версии для хранения плана проекта с оптимистичным сценарием развития и пессимистичным, назвав их, например. Оптимистичный и Пессимистичный. Руководитель сохраняет план Проекта1 в двух вариантах: Проект!.Оптимистичный и Проект1.Пессимистичный. При анализе всех проектов организации руководители будут использовать только оптимистичные версии проектов для оценки ситуации в случае благоприятного развития собьи тий и пессимистичные — для анализа в случае неблагоприятного. Часто при выполнении заказных проектов существует две версии плана — внешняя и внутренняя. Внешняя представляется заказчику проекта, и отчетность перед заказчиком происходит по ней. Внутренняя версия служит для планирования работ внутри организации. Для реализации такой модели вы можете создать
соответствующие версии на сервере и предоставлять заказчику доступ только на просмотр внешней версии плана проекта.

При первом сохранении проекта на сервер нужно обязательно выбрать версию под названием Published (Опубликовано).

Нажатие кнопки Save (Сохранить) приведет к сохранению файла на сервере MS Project Server. Если же вы хотите сохранить файл на диске, нужно щелкнуть на кнопке Save as File (Сохранить как файл). В таком случае откроется обычное диалоговое окно для сохранения файла на диске и проект не будет сохранен на сервере.
Поскольку проект создается на основе корпоративного глобального шаблона, при создании могут использоваться какие-то специфические элементы шаблона (таблицы, представления, настраиваемые поля, поля со списками значений и пр.). При дальнейшем изменении файла без подключения к серверу эти элементы будут недоступны, хотя они могут быть необходимы для работы с ним.

Поэтому, прежде чем отобразить диалоговое окно для сохранения файла на диске, MS Project выводит окно, в котором нужно определить, какие данные из корпоративного глобального шаблона должны быть помещены в сохраняемый файл. Для этого служат два переключателя. Выбрав первый, вы сохраните в файле все элементы корпоративного глобального шаблона за исключением корпоративных кодов структуры (мы еще поговорим о них в этом уроке). При выборе второго переключателя в файле будут сохранены только те элементы корпоративного глобального шаблона, которые использованы в файле.

Первый способ менее экономичен, так как размер файла может быть существенно увеличен за счет добавления элементов корпоративного глобального шаблона. С другой стороны, используя первый способ, вы обеспечите наличие всех элементов из шаблона при работе без подключения к серверу.

Открытие проектов и совместная работа над проектами

Для открытия файла проекта, хранящегося на сервере, следует щелкнуть на кнопке для открытия файла, расположенной на стандартной панели инструментов, либо воспользоваться командой меню File > Open (Файл > Открыть). После этого загружается диалоговое окно со списком файлов, хранящихся на сервере. Если вы хотите редактировать файл, хранящийся на диске, следует нажать кнопку Open from File (Открыть из файла), расположенную внизу этого диалогового окна.

Диалоговое окно содержит таблицу, в которой приведен список хранящихся на сервере файлов. В первом столбце таблицы, Name (Название), указывается название файла, а в последнем, Last Modified (Последнее изменение), — дата последнего внесения изменений в файл.

В столбце Version (Версия) находится информация о версии файла. Например, на нашем сервере хранятся две версии файла Проект! — опубликованная (Published) и архивная (Archived).

Файлы, хранящиеся на сервере, могут редактироваться только одним из пользователей. Если файл кем-то редактируется, то в столбце Checked-Out? (Извлечен?) содержится значение Yes (Да), а если не редактируется — то No (Нет). Имя пользователя, открывшего файл для редактирования, указывается в столбце Checked out by (Извлек).

ПРИМЕЧАНИЕ
Файл, загруженный с сервера для редактирования, называется извлеченным (checked-out). Операция, обратная извлечению, при которой открытый для редактирования файл сохраняется на сервере, называется возвращением (check-in).

Для открытия файла предназначена кнопка Open (Открыть), а с помощью переключателей, расположённых рядом с ней, можно определить режим открытия файла. Если выбрать переключатель Read-only to view (Для просмотра), то файл будет открыт в режиме только для чтения и другой пользователь сможет открыть его для просмотра или редактирования. Если же выбрать переключатель Read/ write to check out (Для редактирования), то другой пользователь сможет открыть его только для просмотра.

Если вы выбрали второй переключатель, вы не сможете открыть файлы, извлеченные другими пользователями. Например, в нашем случае вы не сможете открыть для редактирования файлы Проект1!.Published и Программирование на C++.Published, так как их редактирует пользователь Administrator.

Работа с проектом без подключения к серверу

Иногда требуется работать с планом проекта без подключения к серверу, например, если вы хотите редактировать план на домашнем компьютере. Чтобы другие пользователи в это время не могли внести в файл изменения, нужно, чтобы он считался извлеченным.

Сохранить файл на диске можно с помощью кнопки Save as File (Сохранить как файл) из диалогового окна сохранения файла, однако в этом случае он не будет считаться извлеченным и другие пользователи смогут вносить в него изменения. Поэтому чтобы сохранить файл для работы без подключения к серверу, нужно воспользоваться командой меню File > Save Offline (Файл > Сохранить локально).

После этого файл будет помечен на сервере как редактируемый и автоматически поместится в рабочую папку MS Project, в подпапку пользователя сервера. Например, в нашем случае файл Проект!.Published был сохранен в папку C:\Documents and Settings\Administrator\Application Data\Microsoft\MS Project\{1796E978-8851-42EA-98BO-708530E1A233}\. Название последней папки совпадает с идентификатором пользователя Administrator в базе данных MS Project Server.

Сохраненные локально проекты помечаются соответствующим образом в диалоговом окне со списком файлов сервера. При этом сведения о том, что файл сохранен локально (значение Offline (Локально) в поле Checked-Out? (Извлечен?)), отображаются только у пользователя, редактирующего файл, а у других пользователей файл будет помечен просто как редактируемый (значение Yes (Да) в поле Checked-Out? (Извлечен?)).

Для возвращения файла на сервер после работы без подключения нужно открыть его и выбрать команду меню File > Save Online (Файл > Сохранить на сервере).

Назад Начало Вперед