Microsoft Project -управление проектами

Купить песок речной.


Работа с корпоративным пулом ресурсов

Одна из основных проблем организации, выполняющей проекты, — распределение ресурсов. Стандартная редакция MS Project для решения этой проблемы предлагает использование пула ресурсов, хранящегося в файле. Профессиональная редакция позволяет использовать корпоративный пул ресурсов, то есть файл пула, хранящийся на сервере.

Это решение снимает проблемы, возникающие при работе со стандартным пулом ресурсов. Поскольку при использовании стандартного пула ресурсов все сведения о назначениях ресурсов хранятся в нем, то для занесения новых сведений нужно открывать его на запись, что создает конфликты доступа. При использовании же корпоративного пула ресурсов сведения о назначениях ресурсов хранятся в базе данных на сервере, что практически исключает возможность подобных конфликтов.

Кроме того, использование базы данных более удобно при хранении больших объемов данных о назначениях. Если в организации одновременно выполняется хотя бы десяток проектов, то объем хранящихся в пуле данных будет значительным, что может привести к задержкам при открытии файла пула в MS Project. Задержек при анализе загрузки ресурсов на сервере не происходит потому, что для отображения и анализа данных сервер отбирает лишь необходимые (тогда как файловый пул при открытии загружает в программу все хранящиеся данные о назначениях).

Среди других удобств при работе с корпоративным пулом ресурсов нужно отметить возможность извлекать для редактирования лишь отдельные ресурсы, тогда как при работе с файловым пулом для изменения свойств одного ресурса необходимо открывать для редактирования весь пул. Для добавления нового ресурса в корпоративный пул его также не требуется открывать для редактирования.

ВНИМАНИЕ
Ресурсы корпоративного пула следует отличать от проектных ресурсов, являющихся пользователями MS Project Server. Как вы помните, если вы создадите задачу и ресурс в MS Project и назначите ресурс на задачу, а потом опубликуете назначение на сервере, для ресурса будет создана учетная запись. Но этот ресурс не будет включен в корпоративный пул и будет считаться локальным ресурсом проекта. Чтобы использовать в проекте ресурсы корпоративного пула, необходимо сначала создать их в пуле, а потом добавить из него в проект.

Одной из важных новинок, появившихся в сервере MS Project Server и доступных при работе с профессиональной редакцией MS Project, является анализ загрузки корпоративных ресурсов и потребностей организации в ресурсах. В этом анализе участвуют только ресурсы корпоративного пула ресурсов.

Создание ресурсов

Для осуществления операций с ресурсами из корпоративного пула нужно открыть диалоговое окно работы с пулом. Для этого предназначена команда менк Tools > Enterprise Options > Open Enterprise Resource Pool (Сервис > Корпоративные настройки > Открыть корпоративный пул ресурсов).
Для перехода к добавлению ресурсов в корпоративный пул нужно нажать кнопку Open/Add (Открыть/Добавить). После этого в MS Project с сервера загружается файл с названием resglobal и названием проекта Checked-out Enterprise Resource (Извлеченные корпоративные ресурсы), в котором открывается представление Resource Sheet (Лист ресурсов). Находясь в этом представлении, вы можете создавать ресурсы, как и при обычной работе в MS Project. При сохранении файла добавленные ресурсы сохраняются в корпоративном пуле на сервере.

Создание ролевых ресурсов

На начальной стадии планирования проекта часто бывает не известно, какие имен но сотрудники будут в нем участвовать, но известны потребности в определен ных ролях, например программистах или тестировщиках. Поэтому на начально стадии планирования проекта часто оперируют ролями, назначая на задачу и конкретного сотрудника (например, Иванова), а роль (Программист Visual Basic и позднее заменяя ее соответствующим сотрудником.

Для обеспечения ролевого планирования в профессиональной версии MS Project есть возможность определять, что ресурс является не настоящим ресурсом (сотрудником или оборудованием), а ролью. Для этого в диалоговом окне сведений о ресурсе следует установить флажок Generic (Роль).

Ролевых сотрудников можно создавать как в корпоративном пуле ресурсов, так и в планах проектов. В нашем примере мы создали роль Программист Visual Basic в корпоративном пуле ресурсов. Далее в этом уроке вы узнаете, зачем нужно создавать ролевые ресурсы в корпоративном пуле.

Редактирование ресурсов

Для изменения свойств существующих ресурсов или их удаления вам вновь понадобится открыть диалоговое окно для работы с корпоративным пулом ресурсов с помощью команды меню Tools > Enterprise Options > Open Enterprise Resource Pool (Сервис > Корпоративные настройки > Открыть корпоративный пул ресурсов).

В центре диалогового окна содержится таблица со списком ресурсов, и ее структура аналогична структуре таблицы со списком проектов. Это не случайно — ведь принципы работы с ресурсами корпоративного пула аналогичны принципам работы с опубликованными на сервере проектами. Для редактирования или удаления ресурса его нужно предварительно извлечь из пула. Если ресурс уже извлечен кем-то, вы сможете открыть его только для просмотра. Для извлечения ресурса нужно установить флажок рядом с его названием и нажать кнопку Open/Add (Открыть/Создать). Например, в диалоговом окне на выделен ресурс Программист Visual Basic. Для выделения или снятия выделения у всех ресурсов предназначена кнопка Select/Deselect All (Выделить все/Снять выделение всех).

ПРИМЕЧАНИЕ
Значком с изображением двух голов помечены ролевые (generic) ресурсы. Этот значок используется для их обозначения и в колонке Indicators (Индикаторы) MS Project.

При выборе ресурсов можно определить, для редактирования или для просмотра вы их открываете. Для этого, так же как и в диалоговом окне открытия файлов, предназначены переключатели Read-only to view (Для просмотра) и Read/write to check out (Для редактирования).

В таблице диалогового окна работы с пулом может отображаться до тысячи ресурсов, но если их больше или если вам сложно найти нужный ресурс в списке, следует воспользоваться фильтром, расположенным над таблицей, указав условие и нажав кнопку Apply Filter (Применить фильтр). Составной частью фильтра является флажок Include inactive resources (Показывать неактивные ресурсы), при установке которого в диалоговом окне отображаются удаленные ресурсы.

После выбора ресурсов и нажатия кнопки Open/Add (Открыть/Создать) в MS Project загрузится файл, в котором выбранные ресурсы будут показаны в представлении Resource Sheet (Лист ресурсов), и где вы можете редактировать их свойства стандартным способом и добавлять новые ресурсы. При сохранении этого файла обновленные сведения о ресурсах будут сохраняться на сервере.

Удаление ресурсов

Поскольку сведения о корпоративных ресурсах хранятся в реляционной базе данных, удаление ресурса невозможно (ведь он может быть включен в прошлом в проект и удаление нарушит целостность базы данных). Поэтому для удаления ресурса необходимо в режиме редактирования пометить его как неактивный (Inactive). После этого ресурс останется в пуле, но не будет отображаться в диалоговых окнах для работы с пулом, если только вы не установите флажок для отображения неактивных ресурсов.

Пометить ресурс как неактивный можно в диалоговом окне сведений о ресурсе, установив флажок Inactive (Неактивный). Он недоступен, поскольку мы только создаем новый ресурс, а при редактировании существующего ресурса его можно установить или сбросить.

Для группового удаления ресурсов можно добавить в представление Resource Sheet (Лист ресурсов) столбец Inactive (Неактивный) и изменять его значение сразу для группы ресурсов. Если значение столбца равно Yes (Да), значит, ресурс неактивен, а если No (Нет) — активен.

Добавление ресурсов в проект

После того как вы добавили ресурсы в корпоративный пул, их нужно использовать в проектах. Чтобы назначить корпоративный ресурс на задачу проекта, следует предварительно добавить корпоративный ресурс в список проектных ресурсов. Для этого предназначено диалоговое окно построения команды Build Team (Построение команды). Оно открывается с помощью команды меню Tools > Build Team from Enterprise (Сервис > Создать команду из корпоративных ресурсов).

Внизу диалогового окна расположены две таблицы, в левой перечислены корпоративные ресурсы, а в правой — ресурсы, включенные в проектную команду. Например, в нашем случае мы включили в команду два ролевых ресурса — Разработчика БД MS SQL и Программиста Visual Basic. Включенные в команду ресурсы отображаются в списке корпоративных ресурсов серым цветом. Список корпоративных ресурсов может содержать до тысячи записей, и если их больше, то для отображения в таблице нужного ресурса придется воспользоваться фильтром. Фильтр пригодится и для отбора ресурсов, если список корпоративных ресурсов слишком велик.

Для фильтрации можно воспользоваться раскрывающимся списком Existing filters (Существующие фильтры), содержащим имена всех доступных ресурсных фильтров. Можно и настроить собственный фильтр в разделе Customize filters (Настроить фильтры), расположенном под списком фильтров. А если вы хотите сохранить созданный фильтр, нужно нажать кнопку Save Filter (Сохранить фильтр), и тогда созданный фильтр добавится в список фильтров. Раздел для настройки фильтра открывается с помощью кнопки со значком «+» рядом с его названием и закрывается с ее же помощью.

Отфильтровать корпоративные ресурсы можно и по их доступности, чтобы не включать в проект сотрудников, занятых в других проектах. Для этого необходимо установить флажок Available to work (Доступные не менее) и ввести в счетчике число часов, соответствующее трудозатратам, а также даты начала и окончания временного диапазона, когда ресурс должен быть доступен. Для фильтрации ресурсов в соответствии с заданными критериями нужно нажать кнопку Apply Filter (Применить фильтр).

Корпоративные ресурсы можно группировать по значениям любых полей. Для этого нужно выбрать соответствующее поле в раскрывающемся списке Group by (Группировка), расположенном над списком ресурсов.

Когда нужный ресурс найден в списке корпоративных ресурсов, для добавления его в проектную команду следует воспользоваться кнопкой Add> (Добавить>). Для удаления корпоративного ресурса из проектной команды нужно щелкнуть на кнопке <Remove (<Удалить). Для замены корпоративным ресурсом одного из членов проектной команды нужно выделить корпоративный ресурс в таблице, выделить заменяемый ресурс в команде и нажать кнопку Replace> (Заменить>). В этом случае все запланированные трудозатраты старого ресурса будут перепланированы на новый ресурс. Например, если Иванов был назначен на задачу X на 4 часа и вы заменили его Петровым, то он тоже будет назначен на задачу X на 4 часа.

При нажатии кнопки Details (Сведения) открывается диалоговое окно сведений о ресурсе, а нажатие кнопки Graphs (Графики) позволяет просмотреть графики загрузки для выбранного ресурса (подробнее о графиках см. в разделе «Замена ресурсов»). Использование кнопки <Match (<Подбор) мы рассмотрим далее в этом уроке.

Назначение ресурса на задачу

Когда ресурсы добавлены в проект из пула, их можно назначать на задачи стандартными способами: с помощью диалогового окна сведений о задаче и диалогового окна назначения ресурсов.

В диалоговом окне назначения ресурса на задачу в профессиональной редакции MS Project появляется дополнительный столбец Request/Demand (Запрос/Потребность). Если вы хотите использовать для выполнения задачи только выбранный ресурс, то в этом столбце для него должно быть выбрано значение Demand (Потребность). Если же для выполнения задачи можно использовать выбранный ресурс или другой с аналогичными навыками, то значением этого столбца должно быть Request (Запрос). Например, для выполнения задачи обязательно требуется ресурс Петров и ресурс с такими же навыками, как у Богданова.
Определение типа назначения невозможно для ролевых ресурсов, поскольку их назначение на задачу соответствует типу Request (Запрос) — ведь ролевой ресурс обозначает не конкретного сотрудника, а набор навыков и выделяется на задачу именно для последующей замены.

Если вы назначаете ресурсы на задачу с помощью диалогового окна Assign Resources (Назначение ресурсов) (см. раздел «Замена ресурсов» ), то заметите изменения и в нем.

В таблице со списком ресурсов также появился столбец для определения типа назначения, называемый R/D (3/П). Кроме того, прямо из диалогового окна вы можете добавить в проект необходимые ресурсы с сервера. Для этого нужно нажать кнопку Add Resources (Добавить ресурсы) и в раскрывающемся списке выбрать пункт From Microsoft Project Server (С сервера Microsoft Project Server). В результате будет открыто диалоговое окно работы с проектной командой.

Назад Начало Вперед