Microsoft Project -управление проектами

Вам помогут подобрать масло в коробку мкпп - интернет магазин SEMAXescort in turkey, turkey escorts


 

ВВЕДЕНИЕ

На первый взгляд Microsoft Project кажется еще одним приложением семейства Microsoft Office с панелью инструментов, как в Word, таблицами и графиками, как в Excel. Но чем глубже вы будете осваивать Microsoft Project, тем больше отличий вы заметите.

Одно из ключевых отличий состоит в узкой области применения программы. Если другие приложения семейства Microsoft Office ориентированы на широкую область применения и содержат самые разные функции, то программа MS Project предназначена исключительно для управления проектами.

Другое важное отличие заключается в том, что с MS Project невозможно работать, не обладая теоретическими знаниями в области управления проектами и не зная особенностей этой программы. Любой пользователь может открыть Word и подготовить документ, не читая предварительно книгу размером с ту, что находится в ваших руках. Конечно, этот пользователь не будет применять команды стилевого оформления, возможно, он не сумеет вставить в документ номера страниц и т. п., но документ будет готов к распечатке и им можно будет воспользоваться. Если же вы откроете MS Project и попробуете создать план проекта, то без специальных знаний вы не сможете получить план, пригодный для реализации проекта.
Таким образом, если вы хотите управлять проектами с помощью MS Project, то без изучения теории управления проектами и функциональных возможностей программы вам не обойтись. И книга, которую вы держите в руках, должна помочь вам в этом.

Что вы будете изучать

Книга познакомит вас с MS Project версии 2002 года. При выпуске этой версии в семейство MS Project были внесены глубокие изменения. Если предыдущая версия состояла только из настольного приложения MS Project 2000 и дополнялась серверным пакетом MS Project Central, то теперь семейство MS Project включает три приложения: настольные приложения MS Project Standard и MS Project Professional и сервер MS Project Server. Кроме того, MS Project Standard и MS Project Server версии 2002 переведены на русский язык.

Стандартная и профессиональная редакции MS Project предназначены для создания плана проекта, который затем можно опубликовать на сервере MS Project Server для организации совместной работы над проектом. С помощью сервера MS Project Server члены проектной команды получают от руководителя задачи, сообщают о ходе их выполнения, перепоручают их друг другу. Руководитель проекта в соответствии с данными, поступающими от сотрудников, отслеживает ход выполнения работ, а руководство организации анализирует загрузку сотрудников и состояние всех проектов, выполняемых в организации.

В качестве СУБД, используемой MS Project Central, предшественником MS Project Server, могли выступать и Oralce, и MS SQL Server. MS Project Server может использовать в качестве СУБД только MS SQL Server версий 7 и выше.

Для совместной работы над проектными документами предназначен пакет Share-Point Team Services, входящий в дистрибутив MS Project Server. Этот пакет использует в качестве СУБД MS SQL Server, и его возможности доступны и в стандартной, и в профессиональной редакции MS Project.

Отличия стандартной редакции от профессиональной

Если в вашей организации не используется сервер MS Project Server, то отличия между стандартной и профессиональной редакцией не будут заметны, поскольку они связаны с возможностями использования сервера MS Project Server.

Комбинация MS Project 2002 стандартной редакции и сервера MS Project Server предназначена для совместной работы небольших групп над проектами. Комбинация же профессиональной редакции MS Project 2002 и сервера предназначена для работы над проектами в крупной организации. Поэтому при использовании профессиональной редакции сервер позволяет осуществлять операции, необходимые на крупном предприятии, такие как централизованное хранение шаблонов проектов и списка сотрудников предприятия. Кроме того, в профессиональной версии доступны средства автоматизированного подбора сотрудников в проект на основе их навыков, а также возможно прогнозирование загрузки предприятия с учетом определенных сценариев развития событий.

Сервер MS Project Server выпускается в одной редакции и может использоваться и со стандартной, и с профессиональной редакцией MS Project 2002, и даже с MS Project 2000. Выполнение профессиональных операций на сервере возможно только при использовании MS Project 2002 Professional.

Как выбрать редакцию и что нужно будет устанавливать

Если вы планируете работать с MS Project без использования средств совместной работы, то вам нужно установить программу в стандартной редакции. Если вы планируете совместную работу над проектами в рамках небольшой группы, то вам подойдет стандартная редакция настольного приложения в сочетании с сервером MS Project Server. При этом вам не потребуется устанавливать СУБД MS SQL Server, так как в поставку MS Project Server входит его сокращенная версия, предназначенная для использования со стандартной редакцией.
И наконец, если вам нужно использовать корпоративные возможности пакета, то устанавливайте профессиональную редакцию настольного приложения и сервер MS Project Server. При этом вам потребуется установить MS SQL Server версии 7 или выше. Для аналитических операций, используемых в профессиональной редакции, СУБД должна поддерживать OLAP, то есть на сервере MS SQL Server должен быть установлен пакет Analysis Services.

Что нового в версии 2002

В первую очередь, изменениям подверглась серверная часть продукта, которая была существенно переработана. Но не обошлось без изменений и в настольных приложениях, хотя они большей частью коснулись интерфейса программы. Самые важные среди них — это появление панели Project Guide (Консультант) и возможность просматривать страницы сервера MS Project Server непосредственно в окне MS Project. Средства планирования были расширены возможностью сохранять несколько базовых планов проекта и анализировать освоенный объем на основании альтернативных данных о проценте завершения задачи. Список новых возможностей и ссылки на страницы, где описывается работа с измененными элементами программы, приведены в алфавитном указателе в конце книги.

Как вы будете изучать MS Project 2002

Этот курс разделен на четыре части. В первой части вы познакомитесь с интерфейсом программы, чтобы узнать возможности инструмента, с которым вам в дальнейшем придется работать. При этом не требуется теоретических знаний в области управления проектами: вы будете осваивать принципы работы с таблицами и диаграммами, учиться вводить, редактировать, сортировать, группировать и фильтровать данные.

Во второй части мы перейдем к созданию проектного плана. В уроках этой части вы будете создавать собственный план проекта и одновременно с практикой планирования будете изучать теорию управления проектами. Вы узнаете о том, как определять состав работ, как распределять ресурсы, планировать затраты и риски, как распространять файл на утверждение и сравнивать версии проектов.

В третьей части вы научитесь отслеживать проект, то есть контролировать выполнение плана проекта и вносить в план необходимые изменения по ходу работ. В этой части книги вы научитесь работать с сервером MS Project Server и организовывать с его помощью совместную работу. Как и в предыдущей части, практическим материалам будут предшествовать теоретические. Вы узнаете, как сохранить исходный план проекта, раздать задачи сотрудникам, организовать сбор данных о ходе работ, проанализировать собранные данные и подготовить отчеты.

Четвертая часть рассказывает о дополнительных возможностях MS Project 2002. Вы узнаете, как работать с важными, но не так часто применяемыми средствами
стандартной редакции MS Project и как использовать наиболее ценные возможности профессиональной редакции и сервера MS Project Server.

Файлы примеров

Каждый урок сопровождается файлами примеров, ссылки на которые приводятся в тексте. Файлы находятся на прилагаемом к книге компакт-диске в папке \Bogdanov.

Для того, чтобы воспользоваться примерами, нужно выйти в главное меню и войти в каталог ПРИМЕРЫ. Сами примеры находятся в подпапке Samples, и после копирования папки \Bogdanov на диск путь к ней будет выглядеть как C:\Bogdanov\Samples. Примеры размещены в подпапках с номерами уроков, например файлы урока 2 находятся в папке C:\Bogdanov\Samples\CH02.

В тексте уроков ссылки даются только на имена файлов без указания пути. Например, если в уроке 10 дается ссылка на пример 1.mpp, значит, этот файл находится в папке C:\Bogdanov\Samples\CH10. В тех случаях, когда автор ссылается на файл примера, относящийся к другому уроку, к имени файла добавляется имя папки.

При подготовке примеров использовался пошаговый принцип, то есть изменения вносятся в проект последовательно от файла к файлу. Кроме того, файлы создавались так, чтобы при их открытии внешний вид проекта соответствовал иллюстрациям в книге. Мы стремились создавать такие примеры, которые можно было бы использовать на практике. Созданные нами таблицы, фильтры, отчеты, группы, настраиваемые поля и представления вы можете скопировать в свой проект и использовать для решения практических задач.

Файлы примеров были подготовлены в англоязычной версии Microsoft Project 2002 Standard и протестированы в локализованной версии. Поэтому при открытии этих примеров в русскоязычной версии MS Project 2002, находящейся на прилагаемом к книге компакт-диске, в меню будут отображаться дублирующие названия некоторых представлений и таблиц.
Если у вас нет проблем с английским, то вы можете работать с локализованной версией так, как если бы она была англоязычной. Для этого после установки программы закройте ее и найдите на вашем диске файл Global.mpt. Одна копия будет находиться в папке, куда вы установите MS Project 2002, а вторую найденную копию замените на файл Global.mpt, расположенный в папке \Bogdanov\Samples\TEMPLATE.

Задания

В конце каждой части книги приводится список контрольных вопросов и заданий. Они сгруппированы по темам уроков, и ответы на них можно найти в тексте уроков. Файлы заданий расположены в папках C:\Bogdanov\Samples\TEST с добавлением номера части, например файлы с заданиями ко второй части книги находятся в папке C:\Bogdanov\Samples\TEST2.

Индексный файл

Для вашего удобства мы создали индексный файл, с помощью которого можно быстро загружать необходимые файлы с примерами. Этот файл называется
index.mpp и расположен в папке C:\Bogdanov. При открытии этого файла загружается панель Project Guide (Консультант), на которой есть ссылка для просмотра списка примеров к любому из уроков курса. Выбрав урок, вы увидите список примеров с описаниями. При щелчке на названии примера файл с примером откроется в MS Project (рис. 1.1).

Рис. 1.1. После щелчка по кнопке Посмотреть открывается диалог для ввода номера урока, а после ввода номера урока в таблице рядом с панелью Консультант отображаются ссылки на файлы примеров к уроку с комментариями

Кроме того, с помощью панели Project Guide (Консультант) можно просмотреть таблицы со ссылками на наиболее важные страницы справочной системы MS Project и на файлы дополнительного программного обеспечения, которое можно установить вместе с MS Project (рис. 1.2).

Основные термины

В уроках первой части книги вы можете столкнуться с некоторыми терминами. Мы подробно остановимся на них в начале второй части, когда вы будете учиться планировать проект, но для того чтобы у вас не возникало вопросов при чтении первой части, перечислим основные термины и дадим их определения.

Проект состоит из задач, то есть активностей, направленных на достижение определенного результата. Чтобы задача могла быть выполнена, на нее выделяются ресурсы — материальные (оборудование) и рабочие (сотрудники). Выделение ресурса на задачу называется назначением, и у задачи может быть неограниченное число назначений.

Рис. 1.2. В таблице отображаются ссылки на важные разделы справочной системы MSProject, а после щелчка по названию раздела запускается браузер, в котором отображается содержимое раздела

Задачи могут объединяться в группы (или фазы), и задача, объединяющая другие, называется суммарной. Завершающие задачи, то есть задачи, выполнение которых приводит к достижению важного проектного результата или завершает фазу, называются вехами.
Задача имеет длительность, то есть время, необходимое на ее выполнение. Кроме того, задача характеризуется объемом трудозатрат (объемом работ) и затратами (или стоимостью), необходимыми для ее выполнения.

В плане проекта задачи связаны с помощью зависимостей, определяющих порядок выполнения задач относительно друг друга. Длительность проекта складывается из промежутков времени от начала самой ранней задачи до окончания наиболее поздней с учетом зависимостей между задачами. Если при увеличении длительности задачи увеличивается длительность всего проекта, задача называется критической.

Если вы встретите в процессе чтения первой части другие термины, вы можете найти их объяснения с помощью алфавитного указателя, приведенного в конце книги.

 
Начало