Стандартные отчеты
Отчет — это формат представления проектных данных, предназначенный для распечатки. В MS Project входит набор предопределенных отчетов, которые можно использовать в готовом виде или настроить. Диалоговое окно выбора отчета (рис. 22.2) вызывается с помощью команды меню View > Reports (Вид > Отчеты).
Рис. 22.2. Диалоговое окно выбора группы отчетов
Это диалоговое окно содержит значки групп отчетов, двойной щелчок по которым переводит к просмотру отчетов выбранной группы. В диалоговом окне просмотра отчетов группы (рис. 22.3) для перехода к просмотру отчета нужно дважды щелкнуть на его значке, а для его настройки — нажать кнопку Edit (Изменить). Нажатие кнопки Close (Закрыть) вернет нас к диалоговому окну со списком групп отчетов.
Рис. 22.3. Список отчетов группы Overview (Обзорные)
Рассмотрим подробнее отчеты каждой из групп, а затем перейдем к созданию собственных отчетов и в процессе создания новых отчетов научимся настраивать существующие.
ВНИМАНИЕ
В отчете отображаются сведения, соответствующие текущей дате, а не дате его составления.
Для просмотра списка обзорных отчетов нужно щелкнуть на значке Overview (Обзорные). Перечень и краткое описание отчетов представлены в табл. 22.1.
Большинство отчетов этой группы, как и все отчеты других групп, повторяют одно из представлений с включенным фильтром. Но в этой группе есть два уникальных отчета — Project Summary (Сводка по проекту) и Working Days (Рабочие дни), на которых стоит задержать внимание.
Таблица 22.1. Обзорные отчеты
|
Используйте отчет |
Чтобы распечатать |
|
Project Summary (Сводка по проекту) |
Общее число задач и ресурсов, затраты на проект, даты начала и окончания проекта и общие трудозатраты.
Можно изменить только формат шрифта отчета |
|
Top-Level Tasks (Задачи верхнего уровня) |
Список задач верхнего уровня в структуре плана и суммарных задач, даты запланированного начала и окончания, длительность, процент завершения, затраты и трудозатраты |
|
Critical Tasks (Критические задачи) |
Список критических задач с датами запланированного начала и окончания, предшественниками и последователями каждой задачи |
|
Milestones (Вехи) |
Список завершающих задач (вех) с датами запланированного начала |
|
Working Days (Рабочие дни) |
Расписание рабочего времени для каждого дня базового календаря.
Можно изменить только формат шрифта отчета |
Сводка по проекту
Одним из самых полезных для отслеживания проекта является отчет Project Summary (Сводка по проекту). Удобство отчета заключается в том, что все основные сводные показатели удобно сгруппированы, причем в отчете отображаются данные и о задачах, и о ресурсах (рис. 22.4, файл 1.mpp).
В верхней части отчета выводится имя проекта (значение соответствующего свойства файла, см. раздел «Суммарная задача проекта»), под ним -текущая дата. В первом разделе отчета содержатся данные о сроках его начала (левая половина раздела) и окончания (правая половина раздела). В первой строке раздела отображаются данные текущего плана, затем базового, затем фактические данные, а в последней строке — расхождение текущего плана и базового. Например, в нашем случае отчет показывает, что работы начались в срок, а вот завершение проекта ожидается на 16 дней позже, чем было запланировано.
Рис. 22.4. Сводка по проекту
Во втором разделе отчета отображаются данные о длительности проекта. Первая строка левой колонки раздела содержит длительность проекта по текущему плану. Во второй строке отображается длительность по базовому плану, а в третьей — расхождение между текущим и базовым планами. В первой строке правой колонки отображаются данные об оставшейся длительности, во второй строке — о фактической длительности, и в третьей — процент завершения ис длительности.
Третий и четвертый разделы отчета имеют ту же структуру, но в них отобра жаются данные о трудозатратах и затратах. В третьей строке правой колонKI третьего раздела отображаются данные о проценте завершения по трудозатра там, а в четвертом разделе эта строка не отображается.
Если в свойствах проекта заполнено поле Comments (Заметки), то его содержимое отображается в последнем разделе отчета.
В отчете Working Days (Рабочие дни) отображаются данные всех базовых (то есть не ресурсных) календарей проекта. Информация о каждом календаре отображается на отдельном листе отчета. Для перехода от календаря к календарю нужно использовать кнопки со стрелками вверх и вниз на панели инструментов над отчетом (рис. 22.5).
Рис. 22.5. Рабочие дни проекта
Данные каждого из календарей объединены в таблицу, в первой строке которой указывается название календаря. Во второй строке указаны стандартные рабочие часы в каждый из дней недели. Даты с нестандартным расписанием и часы работы в эти дни указаны в четвертой строке таблицы.
Этот отчет удобно использовать, чтобы контролировать правильность ввода данных о выходных и праздничных днях.
Отчеты о текущей деятельности предназначены для получения информации о задачах проекта: задачах, которые не начались, скоро начнутся, должны начать- / ся, выполняются, завершились или запаздывают относительно базового плана. Для просмотра списка отчетов в диалоговом окне выбора группы отчетов (см. рис. 22.2) нужно щелкнуть на значке Current Activities (Текущая деятельность). Описание отчетов представлено в табл. 22.2.
Таблица 22.2. Отчеты о текущей деятельности
|
Используйте отчет |
Чтобы распечатать |
|
Unstarted Tasks (Неначатые задачи) |
Список еще не начавшихся задач, их длительность, предшественники, даты начала и окончания, ресурсы и назначения, отсортированные по дате начала |
|
Tasks Starting Soon (Задачи, которые скоро начнутся) |
Список задач, которые должны начаться в указанном вами диапазоне дат |
|
Tasks In Progress (Выполняющиеся задачи) |
Список задач, находящихся в процессе выполнения, с указанием месяцев, в течение которых задачи выполняются |
|
Completed Tasks (Завершенные задачи) |
Список завершенных задач с указанием месяцев, в течение которых задачи выполнялись |
|
Should Have Started Tasks (Задачи, которые должны были начаться) |
Список невыполненных задач, которые должны начаться до указанной даты |
|
Slipping Tasks (Запаздывающие задачи) |
Список задач, план которых был изменен и текущее окончание которых запланировано позже окончания в базовом плане |
Отчеты о затратах предназначены для анализа финансовой стороны проектного треугольника. С их помощью можно просмотреть график движения средств по проекту, информацию о бюджете проекта, список ресурсов и задач с превышением бюджета и определить освоенный объем проекта.
Для просмотра списка отчетов в диалоговом окне выбора группы отчетов (см. рис. 22.2) нужно щелкнуть на значке Costs (Затраты). Описание отчетов представлено в табл. 22.3.
Таблица 22.3. Отчеты о затратах
|
Используйте отчет |
Чтобы распечатать |
|
Cash Flow (Движение денежных средств) |
Таблицу, отображающую затраты на задачи или ресурсы в течение времени, с разбивкой на временные периоды |
|
Budget (Бюджет) |
Список задач, отображающий запланированные исходные затраты на каждую задачу и разность между запланированной и фактической стоимостью |
|
Overbudget Tasks (Задачи с превышением бюджета) |
Список задач, фактические затраты на которые превышают запланированные в исходном плане |
|
Overbudget Resources (Ресурсы с превышением бюджета) |
Список ресурсов, фактические затраты на которые превышают запланированные в исходном плане |
|
Earned Value (Освоенный объем) |
Список задач с данными об освоенном объеме |
Отчеты о назначениях позволяют анализировать назначения проекта. С их помощью можно просмотреть назначения ресурсов, в том числе сохраняя связь назначений с календарным планом, распечатать список задач для ресурса и определить ресурсы с превышением доступности.
Для просмотра списка отчетов в диалоговом окне выбора группы отчетов (см. рис. 22.2) нужно щелкнуть на значке Assignments (Назначения). Описание отчетов представлено в табл. 22.4.
Таблица 22.4. Отчеты о назначениях
|
Используйте отчет |
Чтобы распечатать |
|
Who Does What (Дела по исполнителям) |
Список ресурсов с назначенными задачами, запланированными трудозатратами на каждую из задач, дату начала и окончания назначений |
|
Who Does What When (Дела по исполнителям и времени) |
Список ресурсов с назначенными задачами и запланированными повременными трудозатратами на каждую из задач |
|
То Do List (Список дел) |
Список задач с длительностями, датами начала и окончания, длительностями и данными о проценте завершения. Задачи сгруппированы по неделям, когда они выполняются, а отчет отображается для выбранного ресурса |
|
Overallocated Resources (Ресурсы с превышением доступности) |
Список ресурсов с превышением доступности и задачи, на которые они назначены |
Отчетов по загрузке всего два, и они являются аналогами одноименных диаграмм — Task Usage (Использование задач) и Resource Usage (Использование ресурсов). С их помощью можно определить, какие задачи выполняет ресурс в определенный день и сколько часов запланировано на выполнение задачи.
Для просмотра списка отчетов в диалоговом окне выбора группы отчетов (см. рис. 22.2) нужно щелкнуть на значке Workload (Загрузка).
|